L'agrément préfectoral de domiciliation : conditions, dossier et délais

Pourquoi un agrément est obligatoire

Domicilier des entreprises n'est pas une activité libre. Le code de commerce soumet l'exercice de l'activité de domiciliation à un agrément préalable (article L123-11-3). Le code APE correspondant est le 82.11Z.

Deux conséquences immédiates pour une agence :

• Sans agrément, l'activité ne peut pas démarrer. L'exercice sans agrément est puni de six mois d'emprisonnement et 7 500 € d'amende.
• Un manquement aux obligations du domiciliataire (celles de l'article R123-168, notamment) est sanctionné par une contravention de 5e classe.

À cela s'ajoute une règle de local souvent oubliée : l'article L123-11-2 interdit d'exercer l'activité de domiciliation dans un local à usage d'habitation principale ou à usage mixte professionnel. Un bureau installé dans l'appartement du gérant ne peut donc pas servir de support à l'agrément.

Les cinq conditions de l'article L123-11-3

L'agrément n'est délivré que si le demandeur satisfait à cinq conditions cumulatives. Elles se lisent comme une grille : si une seule manque, le dossier ne passe pas.

1. Des locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité

Les locaux doivent comporter une pièce permettant :

• une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance des personnes domiciliées ;
• la tenue, la conservation et la consultation des registres et documents prescrits par les lois et règlements.

En clair : une salle fermée, pas un open space partagé, avec de quoi archiver et consulter les dossiers à l'abri des regards. C'est la condition la plus concrète, et celle qu'un contrôle regarde en premier parce qu'elle se vérifie sur place.

2. La propriété des locaux ou un bail commercial

Le domiciliataire doit être propriétaire des locaux mis à disposition, ou en être titulaire d'un bail commercial. Un bail professionnel, un contrat de prestation de services, une convention d'occupation précaire ou une simple sous-location ne répondent pas à la lettre du texte. Si vos locaux sont détenus par une SCI liée, préparez la chaîne complète des titres.

3. L'absence de condamnation pénale définitive

Le demandeur ne doit pas avoir fait l'objet d'une condamnation pénale définitive pour certaines infractions visées par le texte. Cette condition est appréciée sur la personne du demandeur, et — pour les sociétés — sur les dirigeants et certains associés (voir plus bas).

4. L'absence de retrait d'agrément dans les cinq ans

Le demandeur ne doit pas avoir fait l'objet d'un retrait d'agrément au cours des cinq années précédentes. Une agence dont l'agrément a été retiré ne peut donc pas se relancer immédiatement, ni via un dirigeant repris à l'identique dans une nouvelle structure.

5. L'absence de faillite personnelle ou d'interdiction du livre VI

Le demandeur ne doit pas être sous le coup d'une faillite personnelle ni d'une mesure d'interdiction prévue au livre VI du code de commerce (procédures collectives).

Le cas des personnes morales : l'article L123-11-4

Une agence exploitée en société relève d'une règle supplémentaire. L'agrément n'est accordé à une personne morale que si :

• les associés détenant au moins 25 % des voix, des parts ou des droits de vote, et
• les dirigeants

satisfont aux conditions 3°, 4° et 5° de l'article L123-11-3 — c'est-à-dire l'honorabilité pénale, l'absence de retrait d'agrément dans les cinq ans et l'absence de faillite personnelle ou d'interdiction du livre VI.

C'est le point qui fait le plus souvent trébucher les dossiers de sociétés : on documente le gérant, on oublie l'associé minoritaire à 30 % qui n'apparaît nulle part dans l'organigramme opérationnel.

L'article L123-11-4 pose aussi une obligation permanente : tout changement important d'activité, d'installation, d'organisation ou de direction doit être porté à la connaissance de l'autorité administrative. L'agrément n'est pas un document que l'on range dans un tiroir pour six ans.

Qui délivre l'agrément et où déposer le dossier

L'article R123-166-1 désigne l'autorité compétente :

C'est donc la préfecture de votre siège qui instruit — pas celle de chaque établissement où vous domiciliez.

Le contenu du dossier (article R123-166-2)

La demande prend la forme d'une déclaration accompagnée de pièces. L'article R123-166-2 en fixe le contenu :

• la dénomination du demandeur ;
• l'activité exercée ;
• l'adresse ;
• l'état civil des dirigeants et des associés détenant au moins 25 % des voix, parts ou droits de vote ;
• les pièces d'identité correspondantes ;
• les justificatifs permettant d'établir que les conditions de l'agrément sont remplies (notamment le titre de propriété ou le bail commercial, et les éléments relatifs aux locaux) ;
• une attestation sur l'honneur.

Conseil pratique : constituez le dossier comme un classeur destiné à être relu par quelqu'un qui ne connaît pas votre agence. Une pièce par condition, dans l'ordre du texte, avec un sommaire. Les allers-retours viennent presque toujours d'une pièce manquante, pas d'un refus au fond.

Les délais : deux mois d'instruction, silence vaut rejet

L'article R123-166-3 fixe le rythme :

• l'autorité dispose de deux mois pour instruire la demande ;
• le silence gardé pendant ce délai vaut rejet ;
• l'agrément, lorsqu'il est accordé, l'est pour une durée de six ans.

Le « silence vaut rejet » change tout dans la planification. On ne peut pas partir du principe qu'une absence de réponse est une bonne nouvelle. Il faut avoir déposé assez tôt pour absorber un refus implicite, comprendre ce qui manquait, et redéposer.

Retenez également que la durée de six ans n'est pas glissante : elle court à partir de la décision. La date d'échéance figure sur votre arrêté d'agrément — c'est la date à mettre dans votre agenda le jour même où vous la recevez.

Ce qui doit être déclaré en cours de vie de l'agrément

L'agrément vit avec l'agence. Deux textes se combinent.

L123-11-4 : tout changement important d'activité, d'installation, d'organisation ou de direction est porté à la connaissance de l'autorité administrative.

R123-166-4 : le changement substantiel doit être déclaré dans un délai de deux mois. Le même article impose de justifier que les conditions de l'agrément sont remplies pour chaque établissement secondaire.

Concrètement, la liste des événements à déclarer dans votre agence ressemble à ceci :

• changement de gérant, de président, de membre de la direction ;
• entrée ou sortie d'un associé au-dessus ou au-dessous du seuil de 25 % ;
• déménagement, ouverture d'un nouveau site, réaménagement qui supprime ou déplace la pièce de confidentialité ;
• changement de bail ou de titre d'occupation des locaux ;
• ouverture d'un établissement secondaire : il faut démontrer que les conditions y sont remplies, site par site.

Le réflexe à installer : chaque fois qu'un acte modifie l'un de ces éléments, une tâche « déclaration préfecture » est créée avec une échéance à deux mois.

Suspension et retrait (article R123-166-5)

L'article R123-166-5 prévoit deux mesures :

• la suspension de l'agrément, pour une durée pouvant aller jusqu'à six mois ;
• le retrait de l'agrément.

Un retrait a un effet long : il fait tomber la condition 4° de l'article L123-11-3 pendant cinq ans, pour le demandeur comme, en société, pour les dirigeants et les associés à 25 % ou plus.

À noter enfin que l'article L123-11-5 place les domiciliataires dans le champ des obligations de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. Un dispositif LCB-FT inexistant n'est pas seulement un risque en soi : c'est un élément qui pèse dans l'appréciation de votre sérieux par l'administration.

Récapitulatif opérationnel

Wedom aide les agences de domiciliation à conserver au même endroit les références de leur agrément, leurs établissements et les déclarations à faire en préfecture.