Le point de départ : connaître votre date d'échéance exacte
L'agrément court six ans à compter de la décision. La date figure sur votre arrêté d'agrément préfectoral. C'est le seul document qui fait foi — pas la date de dépôt du dossier, pas la date de création de l'agence.
Première action, à faire aujourd'hui si ce n'est pas déjà fait :
- Ressortez l'arrêté d'agrément et notez son numéro, sa date et sa date d'échéance.
- Créez un rappel à échéance moins six mois, un second à échéance moins trois mois.
- Rangez l'arrêté à un endroit unique et partagé — pas dans une boîte mail.
Ce numéro d'agrément vous sert au quotidien : l'article R123-168 impose que le contrat de domiciliation mentionne les références de l'agrément. Une agence qui ne sait pas retrouver son arrêté a en général aussi des modèles de contrat approximatifs.
Ce que disent les textes — et ce qu'ils ne disent pas
Soyons précis, parce que c'est un sujet sur lequel circulent beaucoup d'approximations.
Ce qui est écrit :
- l'agrément est accordé pour une durée de six ans (R123-166-3) ;
- l'instruction d'une demande dure deux mois et le silence vaut rejet (R123-166-3) ;
- le contenu d'une demande est fixé par R123-166-2 ;
- l'autorité compétente est le préfet du département du siège, le préfet de police à Paris (R123-166-1).
Ce que les textes ne fixent pas : un délai d'anticipation chiffré propre au renouvellement, ni une procédure allégée détaillée. En pratique, on repart donc du délai d'instruction de deux mois pour construire son rétroplanning, et on redépose un dossier répondant aux exigences de R123-166-2, mis à jour.
Conseil : appelez ou écrivez à votre préfecture six à huit mois avant l'échéance pour confirmer le canal de dépôt et la liste de pièces attendue localement. Les modalités pratiques (guichet, plateforme, format des pièces) varient d'un département à l'autre. Une demande écrite laisse une trace utile.
Le rétroplanning à six mois
Le principe : les deux mois d'instruction sont un plancher, pas un plan. Il faut prévoir le temps de rassembler les pièces, le temps d'un éventuel refus implicite, et le temps de redéposer.
| Échéance | Ce que vous faites |
|---|---|
| E − 6 mois | Sortir l'arrêté. Contacter la préfecture pour confirmer le canal et la liste de pièces. Ouvrir un dossier « renouvellement agrément ». |
| E − 5 mois | Audit interne : la situation de l'agence est-elle la même qu'il y a six ans ? Dirigeants, associés ≥ 25 %, locaux, bail, établissements secondaires. |
| E − 4 mois | Régulariser ce qui n'a pas été déclaré (voir plus bas). Commander les pièces à délai : titres, extraits, attestations. |
| E − 3 mois | Dossier complet relu, sommaire en tête, une pièce par condition de L123-11-3. Dépôt. |
| E − 1 mois | Point d'étape : accusé de réception ? Demande de pièce complémentaire ? Relance écrite si silence. |
| E | Réception de l'arrêté : mettre à jour les modèles de contrat et les attestations (références de l'agrément). |
Si vous découvrez l'échéance tardivement, déposez immédiatement, même incomplet sur les pièces non bloquantes, et signalez par écrit à la préfecture les pièces qui suivent. Un dossier déposé et complété vaut mieux qu'un dossier parfait déposé après l'échéance.
Les pièces à réunir
Reprenez la liste de l'article R123-166-2, dans sa version à jour de votre situation actuelle :
- dénomination du demandeur ;
- activité exercée ;
- adresse ;
- état civil des dirigeants et des associés détenant au moins 25 % des voix, parts ou droits de vote ;
- pièces d'identité correspondantes ;
- justificatifs établissant que les conditions de l'article L123-11-3 sont remplies : notamment le titre de propriété ou le bail commercial des locaux, et les éléments décrivant la pièce assurant la confidentialité ;
- attestation sur l'honneur.
Ajoutez ce qui découle de R123-166-4 si vous avez plusieurs sites : la justification que les conditions sont remplies pour chaque établissement secondaire.
Deux vérifications de fond, souvent négligées :
- vos locaux ne sont ni à usage d'habitation principale ni à usage mixte professionnel (article L123-11-2) ;
- pour une société, dirigeants et associés ≥ 25 % satisfont bien aux conditions 3°, 4° et 5° de L123-11-3 (article L123-11-4) : honorabilité pénale, pas de retrait d'agrément dans les cinq ans, pas de faillite personnelle ni d'interdiction du livre VI.
Les cinq erreurs qui font perdre du temps
1. Ne pas avoir déclaré les changements au fil de l'eau. L'article R123-166-4 impose de déclarer un changement substantiel dans les deux mois. Si trois changements de dirigeant, un déménagement et une entrée d'associé n'ont jamais été signalés, le renouvellement devient une régularisation rétroactive. C'est le premier facteur de retard. Régularisez avant de déposer, pas pendant.
2. Le bail. Bail échu, tacitement reconduit sans avenant, ou bail professionnel là où le texte exige un bail commercial ou la propriété. Ce point ne se rattrape pas en quinze jours : il faut négocier avec le bailleur. C'est la raison n° 1 de démarrer à E − 6 mois.
3. L'associé oublié. Le seuil de 25 % s'apprécie sur les voix, parts ou droits de vote. Une répartition qui a bougé depuis six ans fait entrer dans le périmètre des personnes dont vous n'avez ni pièce d'identité à jour, ni élément d'honorabilité.
4. Les établissements secondaires. Un site ouvert depuis le dernier agrément et jamais justifié auprès de la préfecture. Chaque établissement doit satisfaire aux conditions — pièce de confidentialité comprise.
5. Compter sur le silence. Le silence vaut rejet au bout de deux mois (R123-166-3). Un dossier déposé sans accusé de réception, sans relance et sans suivi peut être implicitement rejeté sans que personne dans l'agence ne s'en aperçoive. Datez le dépôt, conservez la preuve, calez une relance écrite à un mois.
Que se passe-t-il si on laisse passer l'échéance
L'agrément est accordé pour six ans. Au-delà, il n'y a plus d'agrément. Or l'activité de domiciliation est soumise à agrément préalable (L123-11-3), et son exercice sans agrément est puni de six mois d'emprisonnement et 7 500 € d'amende.
Les effets collatéraux arrivent vite :
- vos contrats de domiciliation doivent mentionner les références de l'agrément (R123-168) ; des références périmées fragilisent l'ensemble de votre parc contractuel ;
- vos clients s'appuient sur votre agrément pour leurs formalités ; une situation irrégulière remonte donc directement chez eux ;
- un manquement aux obligations du domiciliataire constitue par ailleurs une contravention de 5e classe.
La conduite à tenir si l'échéance est passée : arrêtez de prendre de nouveaux clients, déposez une demande sans attendre, et documentez par écrit votre démarche auprès de la préfecture. Ne laissez pas la situation s'installer en silence.
Après l'obtention : les trois mises à jour à faire le jour même
- Modèles de contrat : nouvelles références d'agrément (R123-168).
- Attestations de domiciliation et documents remis aux clients.
- Agenda : nouvelle échéance à six ans, avec les rappels à E − 6 mois et E − 3 mois recréés immédiatement.
Dans Wedom, la date d'échéance de l'agrément et les changements à déclarer en préfecture sont suivis comme des tâches datées, au même titre que les contrats.