Logiciel de gestion du courrier pour agence de domiciliation
En bref
Un logiciel de gestion du courrier pour agence de domiciliation numérise chaque pli reçu, l'associe automatiquement à la bonne société domiciliée, puis notifie le client après validation humaine. Il trace ensuite la mise à disposition, la réexpédition ou la destruction, et signale les courriers non retirés depuis trois mois, que le domiciliataire doit déclarer au greffe.
Ce que fait Wedom
Numérisation en quelques secondes
Un écran de saisie unique : vous scannez l'enveloppe, le logiciel lit le destinataire et propose le dossier correspondant. Les plis suivis et actes d'huissier sont typés à part.
Tri assisté par intelligence artificielle
L'IA identifie la société destinataire, la nature du pli et propose un classement. Elle propose, elle ne décide pas : rien ne part sans votre validation.
Validation humaine obligatoire
Le client n'est notifié qu'après contrôle par votre équipe. Une double garde côté application et côté traitement différé empêche toute notification prématurée.
Mise à disposition ou réexpédition
Courrier gardé à l'agence, remis en main propre ou réexpédié : chaque issue est tracée, avec bordereau et étiquette d'expédition imprimables.
Destruction avec preuve
Les plis destinés à la destruction suivent un circuit daté qui produit une preuve archivée, opposable en cas de litige avec un domicilié.
Courrier non retiré : le compteur tourne pour vous
Le courrier non retiré depuis trois mois doit être signalé au greffe. Wedom suit l'ancienneté de chaque pli et vous alerte avant l'échéance.
Pourquoi le courrier est le vrai goulot d'étranglement d'une agence
Dans une agence de domiciliation, le courrier est la tâche la plus répétitive et la plus exposée. Répétitive parce qu'elle recommence chaque matin ; exposée parce qu'une erreur d'attribution envoie un document confidentiel au mauvais dirigeant, et qu'un pli oublié peut coûter un délai de procédure à un client.
La réglementation ajoute ses propres contraintes. Le domiciliataire doit pouvoir joindre chaque domicilié, signaler au greffe le courrier non retiré depuis trois mois, et communiquer aux commissaires de justice les informations permettant d'atteindre la société. Ces obligations supposent un suivi par pli, pas un cahier de réception.
Le principe retenu : l'IA propose, l'humain valide
Beaucoup d'outils promettent un traitement « automatique » du courrier. Nous avons fait un choix différent, à la demande de l'agence pilote : l'automatisation s'arrête avant la notification. Le logiciel prépare tout — lecture, rattachement, classement — mais c'est une personne de l'agence qui déclenche l'envoi au client.
Ce fonctionnement coûte quelques secondes par pli et supprime la catégorie d'incident la plus grave : le courrier envoyé au mauvais destinataire.
Questions fréquentes
- Faut-il un scanner professionnel ?
- Non. Un smartphone suffit : la capture passe par l'appareil photo, avec recadrage automatique. Un scanner de bureau reste plus confortable au-delà d'une trentaine de plis par jour.
- L'IA peut-elle se tromper de destinataire ?
- Oui, comme toute lecture automatique. C'est précisément pourquoi la validation humaine est obligatoire avant la notification du client : la proposition de l'IA est un gain de temps, jamais une décision finale.
- Le client est-il prévenu automatiquement ?
- Après validation par votre équipe, le domicilié reçoit une notification et retrouve le courrier numérisé dans son portail. Vous choisissez les cas où la notification est automatique et ceux où elle reste manuelle.
- Comment sont gérées les réexpéditions ?
- Le client demande la réexpédition depuis son portail, ou vous la déclenchez depuis l'agence. Wedom génère l'étiquette d'expédition et conserve la trace de l'envoi.
- Les courriers scannés sont-ils hébergés en France ?
- Les documents sont hébergés dans l'Union européenne, à Francfort, chiffrés en transit et au repos, avec une isolation stricte entre agences.
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