Logiciel de gestion du courrier pour agence de domiciliation
En bref
Un logiciel de gestion du courrier pour agence de domiciliation numérise chaque pli reçu, l'associe automatiquement à la bonne société domiciliée, puis notifie le client après validation humaine. Il trace ensuite la mise à disposition, la réexpédition ou la destruction, et signale les courriers non retirés depuis trois mois, que le domiciliataire doit déclarer au greffe.
Ce que fait Wedom
Numérisation en quelques secondes
Un écran de saisie unique : vous scannez l'enveloppe, le logiciel lit le destinataire et propose le dossier correspondant. Les plis suivis et actes d'huissier sont typés à part.
Pile du facteur
Scannez tous les plis du jour d'affilée, en un seul PDF ou un fichier par pli : Wedom découpe la pile, l'IA propose le destinataire de chacun, et vous validez depuis une seule file.
Tri assisté par intelligence artificielle
L'IA identifie la société destinataire, la nature du pli et propose un classement. Elle propose, elle ne décide pas : rien ne part sans votre validation.
Validation humaine obligatoire
Le client n'est notifié qu'après contrôle par votre équipe. Une double garde côté application et côté traitement différé empêche toute notification prématurée.
Mise à disposition ou réexpédition
Courrier gardé à l'agence, remis en main propre ou réexpédié : chaque issue est tracée, avec bordereau et étiquette d'expédition imprimables.
Avis de courrier groupé
Pour les clients sans numérisation : cochez les sociétés concernées, choisissez la nature du pli, et chacune reçoit un avis dans son espace et par e-mail. Le pli reste à l'agence.
Remise au choix de chaque client
Contenu numérisé ou simple avis de réception, selon l’offre ou le réglage du client, avec des adresses e-mail supplémentaires pour prévenir aussi un associé ou un comptable.
Destruction avec preuve
Les plis destinés à la destruction suivent un circuit daté qui produit une preuve archivée, opposable en cas de litige avec un domicilié.
Courrier non retiré : le compteur tourne pour vous
Le courrier non retiré depuis trois mois doit être signalé au greffe. Wedom suit l'ancienneté de chaque pli et vous alerte avant l'échéance.
Délais de traitement suivis
Volumes reçus, délais entre réception, numérisation et notification, plis en retard sur vos propres seuils : le tableau des opérations courrier couvre les 90 derniers jours.
Assistant de recherche dans le courrier
Retrouvez un pli par le sens (« la dernière relance de l’URSSAF ») et posez une question : l’assistant répond en citant les courriers analysés, sans rien modifier.
Pourquoi le courrier est le vrai goulot d'étranglement d'une agence
Dans une agence de domiciliation, le courrier est la tâche la plus répétitive et la plus exposée. Répétitive parce qu'elle recommence chaque matin ; exposée parce qu'une erreur d'attribution envoie un document confidentiel au mauvais dirigeant, et qu'un pli oublié peut coûter un délai de procédure à un client.
La réglementation ajoute ses propres contraintes. Le domiciliataire doit pouvoir joindre chaque domicilié, signaler au greffe le courrier non retiré depuis trois mois, et communiquer aux commissaires de justice les informations permettant d'atteindre la société. Ces obligations supposent un suivi par pli, pas un cahier de réception.
Le principe retenu : l'IA propose, l'humain valide
Beaucoup d'outils promettent un traitement « automatique » du courrier. Nous avons fait un choix différent, à la demande de l'agence pilote : l'automatisation s'arrête avant la notification. Le logiciel prépare tout — lecture, rattachement, classement — mais c'est une personne de l'agence qui déclenche l'envoi au client.
Ce fonctionnement coûte quelques secondes par pli et supprime la catégorie d'incident la plus grave : le courrier envoyé au mauvais destinataire.
Le passage du facteur : de la pile au client en une seule file
Le facteur dépose le courrier, la personne chargée de l'accueil ouvre les plis et les scanne d'affilée, sans s'arrêter pour chercher le dossier de chaque société. Le scan peut être un seul PDF pour toute la pile : Wedom propose les coupures entre les plis, que l'on vérifie avant de lancer l'analyse.
Chaque pli arrive ensuite dans une file unique avec le destinataire proposé et un niveau de confiance. L'œil va d'abord aux cas douteux ou non identifiés ; les cas quasi certains se valident d'un clic. Un pli validé quitte la file et suit le circuit normal : notification, espace client, puis mise à disposition, réexpédition ou destruction. La file se vide à mesure, et l'on voit ce qu'il reste à traiter.
Tous les clients ne veulent pas leur courrier numérisé
Selon l'offre souscrite, certains domiciliés reçoivent le contenu de leurs plis, d'autres seulement un avis. Wedom applique le mode de remise prévu par l'offre, que l'agence peut régler client par client : contenu numérisé ou simple avis de réception.
Pour ces avis, l'agence n'a pas à scanner : elle coche les clients concernés, choisit la nature du pli (lettre, recommandé, pli d'huissier, colis, convocation…) et chacun est prévenu dans son espace et par e-mail. Le message proposé est volontairement sobre : l'agence ne connaît pas le contenu du pli et n'en laisse rien entendre.
Le courrier non retiré et le greffe
Un domicilié qui ne consulte plus son courrier pendant des semaines est souvent un client injoignable. Wedom surveille, pour chaque société, l'ancienneté des plis non consultés et la signale avant le seuil de 90 jours. Le signalement au greffe du tribunal de commerce suit ensuite un circuit daté : la lettre est préparée, le numéro du recommandé est enregistré, et le cas reste dans l'historique du client jusqu'à sa clôture.
Questions fréquentes
- Faut-il un scanner professionnel ?
- Non. Un smartphone suffit : la capture passe par l'appareil photo, avec recadrage automatique. Un scanner de bureau reste plus confortable au-delà d'une trentaine de plis par jour.
- Peut-on scanner tout le courrier du jour en un seul fichier ?
- Oui. La pile du facteur accepte un PDF unique issu du scanner, ou des photos prises au téléphone, jusqu'à 50 fichiers par dépôt. Wedom propose les coupures entre les plis, vous les vérifiez, puis chaque pli reçoit un destinataire proposé avec un niveau de confiance : quasi certain, probable, douteux ou non identifié.
- Et pour les clients qui ne veulent pas de numérisation ?
- L'agence ne scanne rien : elle envoie un avis de réception, seul ou groupé pour plusieurs clients (jusqu'à 100 par envoi). Le message proposé indique la nature du pli, et l'expéditeur s'il est connu, sans rien dire de son contenu, que l'agence n'a pas ouvert.
- L'IA peut-elle se tromper de destinataire ?
- Oui, comme toute lecture automatique. C'est précisément pourquoi la validation humaine est obligatoire avant la notification du client : la proposition de l'IA est un gain de temps, jamais une décision finale.
- Le client est-il prévenu automatiquement ?
- Après validation par votre équipe, le domicilié reçoit une notification et retrouve le courrier numérisé dans son portail. Vous choisissez les cas où la notification est automatique et ceux où elle reste manuelle.
- Comment sont gérées les réexpéditions ?
- Le client demande la réexpédition depuis son portail, ou vous la déclenchez depuis l'agence. Wedom génère l'étiquette d'expédition et conserve la trace de l'envoi.
- Les courriers scannés sont-ils hébergés en France ?
- Les documents sont hébergés dans l'Union européenne, à Francfort, chiffrés en transit et au repos, avec une isolation stricte entre agences.
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