Un contrat encadré par un seul article
Le contrat de domiciliation est régi par l'article R123-168 du code de commerce. Ce même article fixe trois choses : la forme du contrat, les engagements du domiciliataire (son 1°) et les engagements de la personne domiciliée (son 2°). Un modèle de contrat se relit donc avec ce seul texte sous les yeux.
La présentation qui suit reprend l'article tel que le commente l'administration fiscale dans le BOFiP (BOI-BIC-DECLA-30-40-20-20), dont le lien figure en bas de page.
Les règles de forme
| Exigence | Ce que le contrat doit prévoir |
|---|---|
| Écrit | Un contrat rédigé et signé par les deux parties, pas un accord verbal |
| Durée d'au moins trois mois | Aucune durée initiale inférieure, même pour un « essai » |
| Tacite reconduction | Renouvellement automatique, sauf préavis de résiliation |
| Références de l'agrément | Les références de l'agrément préfectoral du domiciliataire |
L'agrément préfectoral est délivré pour six ans : les références citées dans le modèle de contrat doivent être celles de l'agrément en vigueur. L'agrément et son renouvellement sont détaillés dans notre guide sur l'agrément préfectoral.
Le contrat est ensuite mentionné au registre du commerce et des sociétés, avec le nom ou la dénomination du domiciliataire et les références de son immatriculation principale (article R123-169).
Les engagements de la personne domiciliée
Le 2° de l'article R123-168 liste ce à quoi la société ou l'entrepreneur domicilié s'engage. Ces clauses doivent figurer dans le contrat :
- Utiliser effectivement et exclusivement les locaux comme siège de l'entreprise ou, si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation.
- Informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité.
- Déclarer les changements d'identification : pour une personne physique, tout changement de domicile personnel ; pour une personne morale, tout changement de forme juridique, d'objet, de nom ou de domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l'engager à titre habituel.
- Donner mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.
Ces engagements ne sont pas de simples formules : le domiciliataire doit s'assurer que la personne domiciliée les respecte. C'est pourquoi un contrat bien construit prévoit aussi comment ces informations sont transmises (adresse électronique dédiée, formulaire, délai).
Les engagements du domiciliataire
Le 1° du même article fixe les obligations de l'agence. Elles n'ont pas toutes vocation à être recopiées mot pour mot, mais le contrat gagne à les annoncer, parce qu'elles expliquent au client pourquoi on lui demande certaines pièces :
- rester immatriculé au registre du commerce et des sociétés pendant l'occupation des locaux ;
- mettre à disposition des locaux dotés d'une pièce assurant la confidentialité, permettant la réunion des organes de direction et la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents obligatoires ;
- tenir, pour chaque domicilié, un dossier avec les justificatifs de domicile personnel et les coordonnées téléphoniques du représentant légal, ainsi que les justificatifs de chaque lieu d'activité et du lieu de conservation des documents comptables (voir le registre des domiciliés) ;
- informer le greffier à la fin du contrat ou en cas de résiliation anticipée, et lorsque le domicilié n'a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois ;
- communiquer aux commissaires de justice munis d'un titre exécutoire les renseignements permettant de joindre le domicilié ;
- transmettre chaque trimestre et chaque année les listes de domiciliés au service des impôts des entreprises (voir notre guide dédié).
Le contrat de domiciliation s'ajoute aux obligations de lutte contre le blanchiment : l'identification du client et du bénéficiaire effectif relève d'un autre cadre, présenté dans le guide LCB-FT.
Ce que risque l'agence
Selon l'article R123-169-1, le domiciliataire qui ne respecte pas les obligations du 1° de l'article R123-168, ou qui ne s'est pas assuré que le domicilié respecte celles du 2°, encourt l'amende prévue pour les contraventions de la cinquième classe. Un modèle de contrat incomplet expose donc l'agence, pas seulement son client.
Pour l'entrepreneur : une checklist avant de signer
Le service public rappelle qu'il faut signer un contrat de domiciliation d'au moins trois mois avant d'immatriculer son entreprise à cette adresse, puis informer l'agence de tout changement dans la vie de l'entreprise. Avant de signer, vérifiez que :
- l'agence est agréée par la préfecture et le contrat cite les références de l'agrément ;
- la durée initiale est d'au moins trois mois, avec tacite reconduction et un préavis clairement indiqué ;
- vos engagements (usage exclusif des locaux comme siège, informations à transmettre, mandat de réception des notifications) sont écrits ;
- les modalités de mise à disposition du courrier sont précisées, car un courrier non retiré pendant trois mois doit être signalé au greffe ;
- les pièces demandées pour votre dossier sont listées.
Un point fiscal souvent ignoré : d'après le BOFiP, l'administration ne retient pas l'adresse de domiciliation comme lieu de dépôt des déclarations si l'entreprise dispose par ailleurs d'un local professionnel, ou si elle ne répond pas aux courriers envoyés à cette adresse malgré au moins une relance.
Pour trouver une agence agréée près de chez vous, consultez l'annuaire des sociétés de domiciliation agréées, établi à partir des listes publiées par les préfectures.
Les erreurs fréquentes dans les modèles de contrat
1. Une durée initiale d'un mois. Fréquente dans les offres « sans engagement » : la durée minimale de trois mois s'impose.
2. Aucune référence d'agrément, ou une référence périmée. Le modèle de contrat se met à jour à chaque renouvellement de l'agrément.
3. Des engagements du domicilié incomplets. Le mandat de recevoir les notifications et l'obligation de déclarer les changements de dirigeants sont les clauses les plus souvent oubliées.
4. Un préavis non précisé. Le texte prévoit la tacite reconduction « sauf préavis de résiliation » : le contrat doit dire lequel.
5. Aucune procédure pour le courrier non retiré. L'agence doit signaler au greffe un courrier non consulté depuis trois mois ; mieux vaut que le contrat l'annonce au client.
Wedom tient le dossier de chaque domicilié sur les éléments exigés par l'article R123-168 et signale les clients dont le courrier n'est pas retiré depuis trois mois. Voir la conformité dans Wedom.