Portail client pour société de domiciliation
En bref
Un portail client de domiciliation donne à chaque société domiciliée un espace en ligne où elle consulte son courrier numérisé, télécharge son attestation, dépose ses pièces justificatives et demande la réexpédition d'un pli. Pour l'agence, il supprime l'essentiel des appels et des e-mails de demandes courantes.
Ce que fait Wedom
Courrier consultable 24 h/24
Le domicilié voit ses plis numérisés dès votre validation, avec la date de réception et le statut : à disposition, réexpédié, ou en attente d’instruction.
Attestation en libre-service
L’attestation de domiciliation est téléchargeable à tout moment — la demande la plus fréquente au téléphone disparaît.
Pré-dossier en ligne
Un nouveau client renseigne sa société, son représentant légal et dépose ses pièces avant même le rendez-vous. Vous recevez un dossier déjà constitué.
Demandes de réexpédition
Le client demande lui-même la réexpédition d’un pli vers l’adresse de son choix ; la demande arrive tracée dans votre tableau de bord.
Relance des pièces expirées
Quand une pièce d’identité ou un Kbis arrive à expiration, l’agence réclame la version à jour en un clic : la demande apparaît dans l’espace du client.
Consultation tracée
La première ouverture de chaque pli est horodatée, comme chaque téléchargement : l’agence sait ce que le client a vu, et quand.
Conserver, archiver ou faire détruire
Le client range lui-même ses plis. Une demande de destruction est planifiée à 30 jours, le temps de se rétracter ; c’est l’agence qui la réalise.
Demandes de modification et de résiliation
Changement de représentant légal, de bénéficiaire effectif, de répartition des parts ou d’adresse personnelle, résiliation : la demande est écrite, datée, et l’agence la reçoit par e-mail.
Ce que le portail change dans une journée d'agence
Les sollicitations d'une agence de domiciliation sont très répétitives : « est-ce que j'ai du courrier ? », « pouvez-vous me renvoyer mon attestation ? », « pouvez-vous me réexpédier ce pli ? ». Chacune prend deux à cinq minutes, et elles arrivent toute la journée, par téléphone ou par e-mail.
Un portail ne réduit pas le travail de fond — le courrier reste à traiter, la conformité reste à tenir. Il supprime la couche d'interruptions qui empêche de le faire tranquillement.
Ce que le client voit, ce que l'agence sait
Un pli n'apparaît dans l'espace du client qu'une fois validé par l'agence. Sa première ouverture est horodatée, et chaque téléchargement est noté de la même façon. En cas de litige sur un courrier « jamais reçu », l'agence n'a plus à se fier à sa mémoire : la consultation figure dans l'historique du pli.
Le client range ensuite lui-même son courrier : il le conserve, l'archive, demande sa réexpédition ou sa destruction. La destruction n'est jamais immédiate : elle est planifiée à trente jours, le client peut revenir sur sa demande, et c'est l'agence qui la réalise.
Des demandes écrites plutôt que des appels
Les changements qui touchent le dossier de conformité arrivent souvent au détour d'une conversation : un nouveau gérant, une cession de parts, un déménagement du dirigeant. Dans le portail, le client les déclare par écrit, avec une date d'effet s'il la connaît : représentant légal, bénéficiaire effectif, répartition des parts, adresse personnelle. L'agence reçoit la demande par e-mail, et le client la retrouve dans la page de sa société avec son état.
Il en va de même pour une demande de résiliation, une nouvelle attestation ou une question adressée au support : chaque demande est datée et l'agence en est prévenue. L'agence peut, à l'inverse, réclamer une pièce périmée : la demande s'affiche dans l'espace du client au lieu de se perdre dans une boîte de réception.
Un portail pensé pour le téléphone
La plupart des dirigeants consultent leur courrier depuis leur téléphone. Le portail s'ouvre dans le navigateur, sans application à installer, avec une barre de navigation en bas d'écran pour le courrier, l'accueil et le profil. Sur ordinateur, une recherche rapide retrouve un pli par sa référence ou son expéditeur.
Questions fréquentes
- Mes clients doivent-ils installer une application ?
- Non. Le portail est accessible depuis un navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone. Le client reçoit un lien d’activation par e-mail.
- Puis-je activer le portail progressivement ?
- Oui. Vous invitez vos clients au rythme que vous choisissez, en commençant par ceux qui vous appellent le plus souvent. Les autres continuent d’être servis comme avant.
- Suis-je prévenu quand un client demande une réexpédition ?
- Oui. La demande arrive dans votre file avec l'adresse et l'urgence choisies, une alerte s'affiche pour chaque membre de l'agence et les gérants reçoivent un e-mail. Plusieurs demandes rapprochées du même client ne déclenchent qu'une alerte.
- Un client peut-il faire détruire son courrier depuis le portail ?
- Il peut le demander. La destruction est planifiée trente jours plus tard, il peut se rétracter jusque-là, et c'est l'agence qui la réalise et la trace. Conserver ou archiver un pli, en revanche, est immédiat.
- Le portail remplace-t-il le rendez-vous de signature ?
- Non. Le pré-dossier en ligne prépare le rendez-vous, mais la vérification d'identité du dirigeant reste une obligation de conformité : le contrat se signe avec l'agence, en visioconférence ou sur place.
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